Criterios para la presentación de una propuesta de proyecto

Formatos y Contenidos

En la actualidad, no existe un formato único para la presentación de un proyecto. Sin embargo, es importante averiguar si la institución a la que llevaremos nuestro plan tiene algún formato específico para ello. De ser así, lo recomendable es formular nuestra propuesta de acuerdo con los criterios establecidos.

Si ese no fuera el caso, le presentamos algunos criterios sugeridos para la estructuración y formulación de un perfil de proyecto. No pretendemos con esto dar una fórmula única que deba seguirse al pie de la letra; al contrario, intentamos esbozar una estructura básica que puede usarse de manera flexible y adaptarsse al tipo de institución y a las particularidades de cada situación.

Para formular un proyecto, es necesario considerar el punto de vista de la entidad a la que se va a presentar la propuesta. Por lo general, este tipo de instituciones recibe innumerables expedientes para su evaluación, sobre todo luego de haber realizado una convocatoria. En tal sentido, es fundamental redactar la propuesta de la forma más concisa, coherente y clara posible, de modo que facilite el trabajo de la persona responsable de su evaluación. Existe la creencia equivocada de que una propuesta correctamente elaborada tiene que ser voluminosa, pero no es cierto. Generalmente, una propuesta debería oscilar (sin incluir anexos) entre las ocho y diez páginas si se trata de pequeños proyectos. En el caso uno más extenso, lo recomendable es que el documento abarque las treinta o cuarenta páginas. Al final, se puede anexar toda la información (estadística, gráfica, etcétera) que sustente el plan.

1. Carátula y tabla de contenido

La carátula del documento debe contener la información básica y relevante sobre el proyecto, a la par de lucir un aspecto sobrio y profesional. Esto no quiere decir que se tenga que realizar un gasto excesivo en materiales o cubiertas especiales, pues podría ser visto por las entidades donantes como un uso poco austero de recursos. De igual modo, muchas de estas instituciones (sobre todo las medioambientales) privilegian el uso de materiales que no atenten contra la naturaleza.

Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son:

  • Nombre y logo de nuestra organización
  • Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solución del problema previamente identificado)
  • Mes y año de elaboración de la propuesta
  • Contacto en nuestra institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo electrónico, dirección)

Además  de enviar una copia física de la propuesta, es recomendable anexar al documento una copia en un medio magnético (disquete, CD u otro) y enviar una copia adicional por correo electrónico. Esto permitirá compartir con mayor facilidad el documento entre los funcionarios responsables de la evaluación de la propuesta en la entidad donante.

Si la extensión del documento es superior a cinco páginas, se deberá incluir una tabla de contenidos que permita una más fácil ubicación de sus secciones.

2. Resumen ejecutivo

Por lo general, el resumen ejecutivo  es una de las principales secciones de una propuesta de proyecto. Esta sección constituye el punto de partida que despierta el interés de la persona responsable de la evaluación. En tal sentido, es fundamental poner especial cuidado en su redacción y consistencia. Como su nombre lo dice, un resumen ejecutivo es una síntesis de la información más relevante del proyecto. Por lo general, se recomienda que su extensión no exceda las dos páginas. El resumen ejecutivo debe incluir:

  • Descripción breve sobre el problema identificado
  • Explicación sobre la solución del problema motivo del proyecto, que incluya sus actividades, el número de beneficiarios, cómo y dónde operará, el tiempo requerido y el personal responsable de su ejecución
  • Los fondos requeridos para la operación del proyecto y los planes que garanticen su sostenibibilidad en el futuro.

Una corta reseña (un párrafo) que incluya de manera breve la historia, actividades y capacidad de su institución para llevar a cabo el proyecto propuesto.

Importante

Estructura del proyecto

A continuación sugerimos una estructura con los principales componentes de una propuesta de proyecto. Como lo mencionamos anteriormente, no existe una estructura rígida para la presentación, esta debe adecuarse a las particularidades de cada situación.

  1. Información general
  1. Nombre  del proyecto. Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez  la solución del problema previamente identificado.
  1. Entidad responsable: Indicar el nombre de las entidades responsables del proyecto, así también los datos del personal para establecer contacto.
  1. Período de duración: Tiempo que tomará la ejecución del proyecto.
  1. Localización: Señalar la ubicación geográfica que tendrá la sede del proyecto, así como el ámbito en el que se desarrollarán las actividades del mismo, indicando para cada caso la localidad, distrito, provincia, departamento.
  1. Monto total: Indicar los recursos monetarios que demandará la ejecución del proyecto, expresado en la moneda  del país de origen de la entidad a la que se solicita el financiamiento. Dicho monto se desagregará en: aporte de la cooperación técnica internacional, de la contrapartida nacional, de los beneficiarios y de otras fuentes, si las hubiera. Si se hiciera en una moneda local, indicar el tipo de cambio utilizado.

2. Introducción y diagnóstico

Esta sección se orienta, básicamente, a describir el problema central y a demostrar la calidad y calificación de la organización que implementará el proyecto.

Como se ha mencionado, es preciso elaborar esta sección tratando de dar la mayor cantidad de elementos de juicio que apoyen nuestra propuesta. Se recomienda evitar ser declarativo al momento de definir el problema. No se debe describir el problema sobre la base de la experiencia personal o sobre creencias. Se debe procurar respaldar el contenido de la propuesta con argumentos sólidos, como estadísticas actualizadas, fotos o la opinión de expertos o instituciones acreditadas.

En la parte del diagnóstico se debe describir la situación actual identificando la problemática que se quiere solucionar, la misma que no se puede resolver con los recursos humanos y materiales existentes, por lo que surge la necesidad de recurrir al apoyo de la cooperación internacional. Asimismo,  se debe captar la atención del donante sobre la urgencia del  tema planteado.

Se debe procurar convencer al donante de cómo los objetivos y capacidades institucionales de nuestra organización calzan con el objetivo del proyecto, de tal manera que se asegure el éxito del mismo.

Es recomendable, asimismo, tomar en cuenta que muchos donantes tienen interés en proyectos presentados por consorcios de ONG o en algún tipo de alianza que asegure un mayor respaldo institucional a la intervención del proyecto.

3. Definición del problema y sus causas

Se debe especificar de la manera más clara y precisa el problema central identificado, así como sus características cualitativas y cuantitativas.

Uno de los errores más comunes en la especificación del problema consiste en expresarlo como la negación o falta de algo. En vez de ello, el problema debe plantearse de tal forma que permita encontrar diferentes posibilidades de solución.

Ejemplos mal Formulados                                      Ejemplos Correctamente Formulados

Los ejemplos del primer cuadro conducen de antemano a una única solución: Construir un generador de energía eléctrica o implementar programas de educación inicial. En cambio, los ejemplos del segundo cuadro permiten una amplia gama de posibilidades de solución, como utilización de medios de generación alternativos o diversas estrategias para elevar el rendimiento de los niños y niñas en educación primaria.

Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe determinar tanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce. Para ello, lo más recomendable es elaborar un árbol que interrelacione en forma directa e indirecta las causas con el problema central y con los efectos generados. A esta herramienta  se la conoce como el árbol causa-efecto.

  1. Objetivo del proyecto

Tanto el objetivo central como los objetivos específicos deben reflejar los cambios que se espera lograr con la intervención del proyecto. Se debe evitar el planteamiento de objetivos muy amplios, ambiciosos y confusos. Por el contrario, es preferible redactarlos de una manera clara cuya descripción no se extienda más de una página y de modo que reflejen lo realmente alcanzable de acuerdo con la magnitud de la inversión. Es recomendable numerar los objetivos específicos como: Objetivo 1, Objetivo 2, etcétera, de manera que ayude a su rápida identificación y referencia en el documento.

  1. Actividades y cronograma de ejecución

Esta sección es importante porque en ella se explica lo que se va a hacer con el financiamiento solicitado. En tal sentido, es necesario que las actividades guarden consistencia con el presupuesto del proyecto, así también se debe evidenciar en forma clara cómo estas permitirán el logro de cada uno de los objetivos planteados.

Importante

  1. Personal

Las entidades donantes tienen mucho interés en garantizar el éxito del proyecto para el cual proveen financiamiento. En tal sentido, una breve descripción sobre el nivel de calificación y la experiencia de los profesionales o personas que se harán cargo de la ejecución del proyecto ayudará a convencer al donante de que la ejecución del proyecto se realizará con los recursos humanos adecuados, de modo que se garantice el éxito de su implementación.

  1. Sostenibilidad

Dada las restricciones financieras de las entidades cooperantes, estas no desean comprometerse a financiar proyectos que generarán una necesidad de apoyo externo permanente ni apoyar proyectos que dejen de funcionar al cerrarse el financiamiento del proyecto. Por ello es importante mostrar en qué medida los actores locales podrán asumir el proyecto luego de que este concluya. En tal sentido, es importante mostrar en la propuesta una estrategia de sostenibilidad  que permita asegurar la operación  proyecto y que haga saber a la entidad donante que sus recursos no se perderán una vez finalizada la implementación del  mismo. En este punto es necesario expresar en forma específica las actuales y futuras fuentes financieras que garanticen la viabilidad financiera del proyecto en el largo plazo.

  1. El presupuesto

Al igual que el resumen ejecutivo, el presupuesto es una de las secciones de mayor importancia para las entidades donantes. Luego de haber definido las necesidades y establecido el plan de trabajo y las metas, se puede proceder a elaborar un presupuesto inicial que indique con exactitud el flujo total de recursos necesarios para la implementación del proyecto. Si el presupuesto tiene un número excesivo de componentes, es preferible presentar una versión resumida del presupuesto agregado en principales categorías. Se recomienda que el cuadro con el presupuesto no exceda de una página para un fácil análisis y comparación de los componentes del mismo.

Por lo general, muchas instituciones donantes tienen interés en que el financiamiento de las propuestas sea compartido por otras instituciones, así como por la institución solicitante  En tal sentido, si este fuera el caso, incluya en el presupuesto el monto de financiamiento que corresponde a cada institución.

Importante
  1. Evaluación y monitoreo

Muchas entidades cooperantes valoran que un proyecto incluya una sección de evaluación y seguimiento que describa cómo serán medidos los efectos de la intervención. En esta sección se puede incluir una descripción narrativa de quién asumirá la responsabilidad de la evaluación del proyecto, las metodologías de evaluación a utilizarse así como los indicadores. Esta sección deberá hacer referencia al marco lógico previamente desarrollado.

  1. Anexos

En esta sección se deberá incluir toda la información relevante (estadísticas, fotografías, cartas de autoridades, involucrados, etcétera). Asimismo, se puede incluir la matriz del marco lógico, así como desarrollar con mayor detalle el cronograma de trabajo, entre otros.

Bibliografía

Bobadilla, Percy. Diseño y evaluación de proyectos de desarrollo Lima: PACT, 1998.

Internacional Planned Parenthood Federation. Guide for Designing Results Oriented Projects and Writing Successful Proposals. New York: IPPF/WHR.

Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección General de Programación Multianual del Sector Público. Guía general de identificación, formulación y evaluación social de proyectos de inversión pública a nivel de perfil. Lima: MEF/DGPMSP, 2003.

Negrón, Federico y Valderrama, Mariano. Manual de gestión descentralizada de la cooperación internacional. Lima: Grupo Propuesta Ciudadana, 2003.

The Foundation Center. Curso Breve para Escribir Propuestas. New York: The Foundation Center, 2004.

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